Desde la llegada de las impresoras a nuestros hogares hemos estado imprimiendo documentos en casa. Pero no solo los estudiantes, también trabajadores de empresas, profesores, funcionarios, comunidades de vecinos, bares, etc. Ahora resulta que es un grave error.
La pandemia por coronavirus hizo que cambiáramos nuestras rutinas de un día para otro y en lugar de ir a la oficina, empezamos a trabajar desde casa. Eso no solo implica cumplir con nuestra jornada, e incluso cumplir con la tareas acordadas, sino actuar en casa como si estuviéramos de verdad en la oficina.
Esto último incluye que, si antes de la pandemia necesitábamos unos informes, íbamos a la sala de máquinas e imprimíamos lo que necesitábamos, pero ahora con solo girar nuestra silla, podemos recoger lo que la impresora acaba de soltar.
Todo perfecto hasta aquí, pero llegan dos problemas. Si en nuestra jordana imprimimos documentos donde haya datos privados, como formularios, correos electrónicos, nombres, números, contratos, acuerdos, información confidencial, etc. podemos estar infringiendo la Ley General de Protección de Datos.
Y otro problema que se nos presenta es la eliminación de la documentación. Además, según la Ley General de Protección de Datos (GDPR), todas las empresas que cuentan con información personal sobre ciudadanos de la Unión Europea, la procesan y almacenan dentro de los estados que forman la Unión Europea, tienen que tener un proceso efectivo y auditable en el que documenten la recopilación, almacenamiento y destrucción de información personal.
En base a estas problemáticas, la empresa Go Shred ha hecho un estudio en el que ha encuestado a multitud de teletrabajadores consultándoles temas como qué hace con las impresiones, cómo las destruye, cómo gestiona eso registros privados, etc.
El estudio ha dado luz a este tema y comentan desde la empresa que al menos el 66% de los trabajadores han impreso documentos relacionados con su trabajo durante sus jornada de teletrabajo.
El 42% de esos documentos son agendas de reuniones y documentos que incluyen anotaciones importantes que podrían ser confidenciales. El 32% de esas impresiones eran documentos internos, el 30% eran contratos y documentos comerciales, mientras que el 27% de los documentos impresos eran formularios de gastos y recibos.
La cosa no se queda ahí, sino que el 20% de los encuestados afirma haber impreso documentos confidenciales de empleados como nóminas, direcciones, datos médicos, etc. El 13% de los encuestados comenta haber tenido currículums impresos y formularios de solicitud.
Una cosa es la recolección y manipulación de los datos y otra la destrucción de estos. Siempre se recomienda utilizar una destrozadora de papel, o en su defecto contratar una empresa especializada.
El 24% de los encuestados dijo no haberse desecho aún de ningún documento, ya que su intención era llevarlos a la oficina. El otro 24% comentó que había usado una trituradora de papel y que posteriormente lo mezcló con su basura orgánica o de reciclaje.
Este método no es seguro, ya que se trata de documentación confidencial y podría dejar abierta una puerta para posibles violaciones de la intimidad de quienes aparecen en las copias.
De todos los encuestados, el 8% dijo que no tenía ningún plan para deshacerse de la documentación que tenía en casa y que estaba relacionada con su trabajo. Por otro lado, el 7% dijo que no sabía cómo deshacerse de esa documentación.
Estos dos datos plantea una cuestión importante, ¿por qué aún no se le presta atención a la Protección de Datos (GDPR)? Las empresas deben educar y asesorar a sus empleados en relación a esta cuestión. Es más, no cualquier empleado debería tener acceso a esta documentación confidencial.