El correo electrónico puede quitarnos mucho tiempo de trabajo. Escribir constantemente los mismos mensajes y respuestas es una tarea monótona que podemos agilizar.
Gmail es uno de los sistemas de correo electrónico más utilizados. Desde su versión inicial ha ido evolucionando y aplicando herramientas y funciones inteligentes para facilitar su uso y ayudar a los usuarios en sus tareas cotidianas.
El servicio de Google es ahora una plataforma mucho más compleja desde la que utilizar gran parte de las demás aplicaciones, como el calendario o las notas. También podemos encontrar en él toda una serie de ajustes para dominar en profundidad este servicio.
A continuación, te explicamos varias de esas funciones que han sido creadas para escribir más rápido los correos. Herramientas para no tener que repetir una y otra vez el mismo mensaje, día tras día y dedicar ese tiempo a otras tareas más importantes.
Redacción inteligente de Gmail
Esta función estudia nuestra forma de escribir, las expresiones o frases que usamos con más frecuencia y nos sugiere formas de terminar una frase para ir más rápido. Por temas de privacidad esta función despierta mucho recelo entre los usuarios, pero puede ser de gran ayuda para los que van con prisa.
Para habilitarla es tan sencillo como pinchar en el engranaje en la parte superior de Gmail, pinchar en «Ver todos los ajustes» y activar la Redacción Inteligente y la Personalización de la Redacción Inteligente. No tienes que hacer nada más.
Respuestas inteligentes
Al igual que la función anterior, Gmail analiza el texto y la mayoría de respuestas que dan los usuarios de su servicio de correo electrónico para ofrecer sugerencias a las respuestas. Si recibes un email, puedes contestar con un Gracias, OK o Genial.
Respuestas cortas y estándar para la mayoría de los correos, así tenemos que dedicar menos tiempo a algunos mensajes sencillos que nos llegan a diario. Activar esta función es fácil. Desde Configuración, en General, activamos la Respuesta Inteligente y guardamos los cambios.
Recurre a las plantillas
Escribir una y otra vez el mismo correo, las mismas frases, el mismo asunto, puede ser una pérdida de tiempo. En estos casos en vez de escribir lo mismo cientos de veces, es mejor usar las plantillas de Gmail.
Esta función se activa en la sección de Configuración. Como puedes ver en la imagen, en el apartado de «Avanzadas» es posible activar las plantillas que nos permiten construir un correo similar más rápido. Una vez activadas, no te olvides de guardar los cambios al final de los ajustes de configuración, el siguiente paso es redactar la plantilla.
Comenzamos un correo nuevo, sin destinatario y sin enviarlo. Cuando ya tenemos el asunto y el texto deseado, pinchamos en la columna de tres puntos de la barra interior y vamos a Plantillas y Guardar borrador de plantilla.
Puedes tener varias plantillas distintas, las distinguirás con el asunto. Más tarde al iniciar un correo nuevo, en vez de escribirlo de cero, puedes seguir el mismo procedimiento (Columna de puntos < Plantillas) y seleccionar la que más se asemeje. Cambia lo que sea necesario, adjunta un destinatario y ya lo tienes listo.