En un mundo en el que no paramos de generar contenido, el almacenamiento en la nube se ha convertido en algo imprescindible para los usuarios. Los servicios que nos ofrecen un espacio virtual para guardar nuestros archivos tienen multitud de ventajas, y a día de hoy muchas personas no sabrían qué hacer sin ellos.
Estas plataformas son perfectas para almacenar una copia de seguridad de nuestras fotos, vídeos, documentos y otros ficheros. Podemos acceder desde cualquier dispositivo, de manera que los contenidos están a salvo en caso de que el equipo en el que guardamos el fichero original se extravíe o sufra algún daño. Además, buena parte de estos servicios nos ofrecen espacio de almacenamiento online gratis.
Dropbox es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más veteranos y populares. A día de hoy tiene una cuota de mercado del 20,8%, según los datos de Datanyze, solo superado por Google Drive con el 34,93% y por delante de Microsoft OneDrive, que se queda en tercera posición con una cuota del 12,89%.
La plataforma ha ido creciendo y evolucionando con el paso de los años, y en la actualidad ofrece mucho más que almacenamiento online. Aquí encontrarás una guía completa de Dropbox en 2021 en la que repasamos las principales características del servicio de almacenamiento, el gestor de contraseñas y mucho más.
Guía completa de Dropbox
Dropbox, almacenamiento en la nube para tu ordenador
El servicio de almacenamiento en la nube que te ofrece Dropbox es multiplataforma, de manera que puedes utilizarlo tanto en tu ordenador como en tus dispositivos móviles. Tiene una cuenta gratuita, llamada Dropbox Basic, que te ofrece hasta 2 GB de espacio, y si necesitas más almacenamiento o acceso multiusuario tienes la posibilidad de contratar una suscripción de pago con 2 TB desde 9,99 euros al mes.
Además, también puedes conseguir más espacio gratis para tu cuenta de Dropbox llevando a cabo algunas tareas. Si completas la lista de verificación de la guía de primeros pasos de Dropbox te darán 250 MB adicionales, recibirás 500 MB gratis por cada amigo que se haga una cuenta a través de una recomendación tuya (hasta un máximo de 16 GB), y si contribuyes al foro de la comunidad puedes conseguir hasta 1 GB extra.
Crear una cuenta gratis en Dropbox no podía ser más sencillo y puedes tener la tuya en un par de clics. Tan solo tienes que introducir tu nombre y apellidos y la contraseña que te gustaría utilizar, o si lo prefieres puedes registrarte con tu cuenta de Google.
Una vez que ya tengas tu cuenta activa, puedes acceder a Dropbox a través de la versión para navegador, o si lo prefieres tienes la opción de descargar el programa para tu equipo desde este enlace. La ventaja de usar la aplicación Windows o Mac es que ofrece la posibilidad de sincronizar carpetas y hacer copias de seguridad automática de las carpetas clave de tu equipo.
Subir archivos y carpetas es una tarea muy sencilla, tanto en la versión para el navegador como en la aplicación, y tienes la opción de organizar tu espacio mediante directorios. Además, tienes un apartado de Destacados en el que puedes añadir los ficheros y directorios que necesites tener a mano para acceder a ellos en un par de clics.
Dropbox está sincronizado con aplicaciones de terceros, lo que te ofrece muchas ventajas. Por ejemplo, a través de la versión web tienes la posibilidad de crear documentos de Word y de Google o presentaciones de PowerPoint directamente desde el botón Crear de tu espacio personal. También puedes previsualizar infinidad de archivos sin necesidad de tener instalado en tu equipo ningún programa.
El servicio de almacenamiento en la nube de Dropbox también es ideal para trabajar en equipo y compartir archivos con los demás. Te ofrece la posibilidad de crear carpetas y documentos compartidos con todas las garantías de seguridad, con historial de versiones para que podáis controlar los cambios que hace cada persona y recuperar una versión anterior en caso de que sea necesario.
Para agilizar el trabajo en equipo, aparte de poder compartir tus carpetas y ficheros, Dropbox también te permite solicitar archivos a otras personas de una forma rápida, cómoda y sencilla. De esta manera puedes pedir a los miembros de tu equipo los ficheros que necesites directamente en la plataforma, y una vez que te los suban podrás acceder en la carpeta creada para ello.
Todo lo que borres de tu espacio se almacenará en el apartado Archivos eliminados, de manera podrás recuperar los archivos y carpetas en caso de que los borres por accidente. Dispones de un máximo de 30 días para restaurar los contenidos antes de que se eliminen de forma definitiva.
Dropbox, almacenamiento online para tu móvil
Hemos dedicado un apartado independiente a la app de Dropbox para el móvil porque, si bien comparte muchas funciones con la versión para el navegador y la aplicación de escritorio, también cuenta con algunas características particulares de las que queremos hablarte.
Dropbox está disponible para iOS y Android, y si lo necesitas en este enlace puedes encontrar los links para la descarga de ambas apps o introducir tu número de teléfono para recibirlos en tu móvil.
Tras instalar la aplicación y logarte con tus claves, una de las acciones rápidas que te ofrece Dropbox para el móvil es crear una copia de seguridad de tus fotos. Puedes hacerlo manualmente o de manera automática si habilitas la función Subidas desde cámara del apartado Fotos.
Puedes encontrar todos tus archivos y carpetas en las pestañas Inicio y Archivos. La app te permite acceder a enlaces y previsualizar más de 150 tipos de archivos, algo especialmente útil para evitar problemas de compatibilidad desde el móvil.
El principal objetivo de la app de Dropbox para el teléfono es agilizar al máximo todas las tareas. Por este motivo, en la pestaña Crear encontrarás la opción Grabar audio, que te permite crear una nota de voz que se almacenará en tu espacio virtual. También cuenta con una función para escanear documentos, que resulta muy útil para digitalizar documentos con la cámara de tu dispositivo.
Otra característica interesante es la de transferir archivos. Esta función es similar a WeTransfer y te permite enviar a otras personas archivos grandes con total comodidad, con la opción de establecer una caducidad personalizada. La cuenta gratuita tiene un límite de 100 MB por archivo, y si necesitas mandar ficheros más pesados o quieres proteger con contraseña los archivos, tendrás que contratar una suscripción de pago.
Dropbox Passwords, tu gestor de contraseñas
El año pasado, el servicio de almacenamiento en la nube por excelencia anunció Dropbox Passwords, un gestor de contraseñas que se sincroniza con todos tus dispositivos para recordarte los nombres de usuario y contraseñas que utilizas en los diferentes servicios de manera segura.
Para utilizarlo solo necesitas tener una cuenta en Dropbox e instalar en tu equipo una app o una extensión para el navegador. Puedes descargar la aplicación para Android desde Google Play y la de iOS desde App Store. En este enlace encontrarás un link para instalar la extensión en el navegador de tu ordenador.
Dropbox Passwords te permite importar tus contraseñas fácilmente desde tu navegador o desde otro gestor de contraseñas, y dispone de una función de autocompletado que puedes activar tanto en el PC como en el móvil para agilizar tus inicios de sesión.
Para proteger tu información puedes crear un PIN y activar el bloqueo automático, algo especialmente útil sin compartes tu equipo.
Dropbox Passwords se puede utilizar gratis con la cuenta básica de Dropbox, pero tienes que tener en cuenta que si no dispones de una suscripción de pago hay algunas limitaciones. No podrás guardar más de 50 contraseñas y tampoco lo podrás usar en más de 3 dispositivos.
Dropbox Scan, escanea documentos con el móvil
Cuando hemos repasado lo que te ofrece la app de Dropbox para el móvil ya hemos hablado de la función para escanear documentos. No obstante, la plataforma tiene una aplicación independiente para llevar a cabo esta tarea que puedes descargar gratis en tu iPhone. No está disponible para Android, de manera que si no tienes un iPhone puedes escanear tus documentos con la app de Dropbox.
La herramienta en cuestión se llama Dropbox Scan y su funcionamiento es muy sencillo. Una vez que la hayas instalado, lógate con tus credenciales de Dropbox para vincular tu cuenta, lo que permitirá que todo lo que escanees se guarde en tu espacio de almacenamiento en la nube de manera automática.
Antes de empezar a digitalizar documentos, haz clic en tu fotografía situada en la esquina superior derecha y personaliza la configuración en el apartado Scan Settings. Aquí puedes elegir el tipo de archivo en el que quieres guardar los documentos (PDF o PNG), la calidad y el proceso predeterminado.
Tras efectuar estos ajustes, ya estás listo para comenzar a escanear. Para ello, haz clic en el botón con el icono en forma de cámara de la esquina inferior derecha de la pantalla. Activa la función de detección automática para que el sistema identifique el documento, lo que simplifica su correcta digitalización.
En la ventana podrás ver una vista previa de la captura, con la posibilidad de ajustar manualmente el área del documento, el filtro y la orientación. Añade todas las páginas que forman parte del documento y pulsa en Done cuando termines.
Paper by Dropbox, crea y comparte ideas
Con el objetivo de favorecer el trabajo colaborativo en equipo, Dropbox ha creado Paper, un servicio colaborativo de edición de documentos. Mediante un documento de Paper tienes la posibilidad de escribir, editar, intercambiar ideas, administrar tareas, organizar reuniones o revisar diseños, todo en un único lugar.
Puedes acceder a Paper logándote con tus claves de Dropbox en este enlace, o si lo prefieres también puedes usar el servicio en tu móvil descargando la app para iOS o Android. Una vez que crees tu documento, puedes añadir texto, contenidos multimedia, tablas, listas de tareas, líneas de tiempo y muchos elementos más.
Puedes invitar a colaborar a quien tú quieras, y como el documento tiene historial de versiones se pueden recuperar versiones anteriores en caso de que se elimine accidentalmente algo importante. El documento se puede guardar como una plantilla y presentar como una presentación de diapositivas.
Dropbox Transfer, transfiere archivos grandes a otras personas
Cuando hemos hablado de las funciones adicionales que ofrece la app de Dropbox para el móvil ya te hemos contado que permite transferir archivos. Desde el ordenador también tienes la posibilidad de aprovechar la alternativa a WeTransfer de Dropbox: el servicio se llama Dropbox Transfer y la plataforma lo puso en marcha en 2019.
Para utilizar este servicio solo tienes que tener una cuenta de Dropbox y entrar en este enlace. Una vez en esta página, haz clic en el botón Iniciar una transferencia, selecciona o arrastra los archivos que quieres enviar, indica el período de caducidad y luego introduce la dirección de correo electrónico del receptor.
Con la cuenta gratuita Dropbox Basic puedes enviar archivos de hasta 100 MB. Si quieres enviar ficheros más pesados (hasta 100 GB), proteger tus envíos con contraseña o extender la caducidad hasta 3 meses, deberás contratar una suscripción de pago.