Desde el punto de vista operativo, la función del almacén tiene un doble enfoque: como actividad al servicio del proceso productivo o de la organización distributiva. En el primer caso, el almacén de aprovisionamiento se constituye en un sistema de alimentación del proceso productivo, colaborando en la uniformidad y continuidad de éste; es el eslabón que une la producción con el cliente. En el segundo caso, el almacén se constituye como un sistema de alimentación al mercado, ayudando a la función de ventas a proporcionar un servicio eficaz al cliente en este caso sería la pieza de la cadena que enlaza la producción con el cliente.
Si entendemos el concepto de función como un conjunto de actividades relacionadas entre sí, podemos definir la función de almacén como el conjunto de actividades desarrolladas con mercancías y productos que hay que mover y conservar para el cumplimiento de los fines productivos y comerciales previstos en el ciclo operativo de la empresa. Por consiguiente podemos señalar como actividades propias del almacén: la recepción, la inspección, el control, la clasificación, la sistematización, la conservación y la expedición o distribución, a las que habría que añadir tareas de tipo administrativo y contable y operaciones complementarias como el acondicionamiento, la maduración o el reacondicionamiento de los productos.
Los almacenes también pueden ser vistos, no sólo desde el punto de vista operativo, sino desde sus fines de carácter general. Atendiendo a este aspecto, podemos diferenciar en los almacenes tres funciones:
- La función de almacén como coordinador de los desequilibrios entre la oferta y la demanda. Esta función tiene su explicación desde el hecho de que la demanda de un producto no siempre coincide en tiempo y cantidad con su oferta, por lo que se imponen ciertos stocks, dado que la demanda insatisfecha de un cliente por problemas en el transporte, falta de previsión de los proveedores u otras eventualidades, puede producir la pérdida del mismo, con el consiguiente resultado negativo en la cuota de mercado y en los ingresos de la empresa.
- La estacionalidad de la demanda de ciertos productos puede producir una descoordinación entre el momento de su producción y su época de venta. Situaciones como la de la industria conservera por ejemplo, exigen el almacenamiento de la producción en época de recogida a fin desabastecer al mercado durante el resto del año. En casos como éstos, el almacenamiento puede resultar indispensable.A veces, por razones estratégicas de precio, es aconsejable la realización de compras especulativas de materias primas y componentes y almacenarlos hasta su utilización en el proceso productivo o su disposición para la venta. En estos casos, el ahorro por comprar más barato, superará los costes de almacenamiento de los productos y justificará la práctica del mismo.
- La función de almacén como reductora de costes.Se produciría esto cuando resulta más rentable adquirir algunos artículos en grandes lotes y/o transportarlos en cargas consolidadas hacia lugares de almacenamiento cercanos a los puntos de venta, que adquirir lotes más pequeños en los momentos puntuales que indique la demanda.
- La función de almacén como complemento del proceso productivo.Se observaría en productos tales como quesos, vinos, licores, embutidos, etc. que precisan de un período de maduración previo a su consumo.
ESTRATEGIAS DE INVENTARIO Y CONTROL DE EXISTENCIAS
Cada industria enfrenta situaciones propias y características específicas en lo que se refiere a la decisión de cómo y cuándo reaprovisionar su inventario. Sin embargo, la problemática es similar en la mayoría de los casos, por lo que un ejemplo genérico nos puede ayudar a aclarar conceptos básicos y ayudarnos a decidir la mejor estrategia de reposición de inventario.
Consideremos a la compañía XYZ, la cual tiene un portafolio de 1,500 productos que ofrece al mercado nacional de manera global (es decir, no especializados para un cliente en especial) a través de una red de diez centros de distribución con cobertura en todo el país. En general, sus productos enfrentan una alta estacionalidad y una agresiva competencia, lo cual incrementa la variabilidad de la demanda y por consecuencia su dificultad para planearla.
En los últimos años, el mercado ha ido exigiendo más variedad, lo que ha forzado a la compañía XYZ a enfocarse en la innovación y generar un promedio de 20 productos nuevos por año. Después de un análisis ABC de su catálogo de productos, se encontró lo siguiente:
- El producto A, tiene un 10 % del catalogo con un 60 % en las ventas.
- El producto B tiene un 40% del catalogo con un 35% en ventas
- El producto C tiene un 50% del catalogo con un 5 % en ventas
Una situación como la de la compañía XYZ implica una alta complejidad en la planificación, administración y ejecución de los procesos de su cadena de suministro. Un aspecto crítico en la planificación es la decisión de cómo y cuándo reponer los inventarios en los centros de distribución. Esta definición impacta directamente los siguientes resultados de negocio:
- Nivel de servicio: la disponibilidad de productos en el momento en el que el cliente lo requiera (según una oferta de servicio previamente definida).
- Inversión en inventario: La disponibilidad mal planificada genera una inversión excedente en inventario, que además del coste que ello conlleva, reduce la velocidad con la que el negocio convierte dicho activo en flujo.
- Costes de operación: Una deficiente planificación de inventarios ocasiona ineficiencias en la operación de los centros de distribución pues se incurre en exceso o falta de capacidad y costes adicionales como traspasos de productos, diferencias de inventarios, tiempo extra, etc.